Firma digital y firma electrónica: diferencias y seguridad en tus contratos

Introducción

En la actualidad, los contratos y documentos legales se firman cada vez más en formato digital. Las firmas tradicionales en papel siguen existiendo, pero las herramientas electrónicas permiten formalizar acuerdos de manera remota, rápida y segura. Existen dos formas principales de firmar digitalmente: la firma electrónica y la firma digital. Aunque ambos métodos cumplen la función de formalizar un documento, funcionan de manera diferente y ofrecen distintos niveles de seguridad y respaldo legal. Conocer cómo hacer cada una y cuándo conviene usarla es fundamental para garantizar que tus contratos sean válidos y estén protegidos frente a cualquier disputa.

Cómo hacer una firma electrónica

La firma electrónica es cualquier mecanismo digital que permite identificar al firmante y manifestar su consentimiento sobre un documento. Para hacerla correctamente, se pueden seguir estos pasos:

Primero, se elige una plataforma confiable que ofrezca firmas electrónicas. Existen servicios como DocuSign, SignNow o Adobe Sign que registran la acción de firmar, la hora y, en algunos casos, la dirección IP. Luego, se carga el documento que se desea firmar en la plataforma y se asigna un campo de firma al firmante. Este puede firmar de distintas formas: escribiendo su nombre, dibujando su firma con el mouse o el dedo, o utilizando un código enviado por correo electrónico para autenticar la acción.

La clave de la validez de la firma electrónica está en que exista un registro verificable de la intención de firmar y la identidad del firmante. Cuanto más detallado sea este registro (fecha, hora, dispositivo, IP), mayor seguridad y respaldo legal tendrá el documento. La firma electrónica funciona muy bien para contratos internos, acuerdos de bajo riesgo o documentos administrativos, pero su fuerza probatoria puede ser limitada en disputas complejas si no se utiliza un sistema confiable.

Cómo hacer una firma digital

La firma digital es un tipo específico de firma electrónica que utiliza criptografía avanzada para garantizar la autenticidad del firmante y la integridad del documento. Para hacer una firma digital, se necesita un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida, que vincula tu identidad con una clave criptográfica única.

El proceso comienza con la obtención del certificado digital, que puede ser emitido por organismos habilitados en tu país. Una vez obtenido, se utiliza un software de firma digital, como Adobe Acrobat, Signicat o plataformas de firmas con certificados integrados, para firmar el documento. El software genera un “hash” criptográfico del contenido del documento y lo encripta con tu clave privada. Esto garantiza que cualquier modificación posterior al documento invalide la firma, protegiendo la integridad del contrato. La otra parte puede verificar la firma mediante la clave pública asociada al certificado, asegurando que el firmante es quien dice ser y que el documento no ha sido alterado.

La firma digital es especialmente recomendable para contratos de alta relevancia, transacciones financieras, acuerdos internacionales o cualquier documento donde la autenticidad y la integridad sean críticas. Su respaldo legal es sólido y suele equipararse a la firma manuscrita en tribunales, siempre que cumpla con la normativa vigente.

Diferencias prácticas y elección según tipo de contrato

La firma electrónica es rápida, práctica y suficiente para documentos de bajo riesgo o internos, mientras que la firma digital protege la identidad del firmante y la integridad del documento mediante encriptación y certificados oficiales. Elegir entre una y otra depende del tipo de contrato y del nivel de seguridad necesario. Para contratos cotidianos, como acuerdos internos o autorizaciones simples, la firma electrónica es adecuada. Para contratos legales críticos, transacciones de alto valor o acuerdos internacionales, la firma digital es la opción más segura y confiable.

Conclusión

Firmar contratos digitalmente es una tendencia que llegó para quedarse, pero no todas las firmas electrónicas ofrecen el mismo nivel de seguridad y validez legal. Con la firma electrónica se puede agilizar la formalización de documentos y ahorrar tiempo en procesos internos, mientras que la firma digital asegura autenticidad, integridad y respaldo legal frente a cualquier disputa. Conocer cómo hacer correctamente cada tipo de firma y aplicarlas según el tipo de contrato permite proteger los derechos de las partes, minimizar riesgos y garantizar que los documentos sean válidos, claros y confiables en cualquier contexto legal.